A propósito de la obligación que a los comerciantes les asiste de conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades, el artículo 134 de Decreto 2649 de 1993, en clara referencia a los artículos 49 y 60 del Código de Comercio, establece:
“Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobantes. No obstante lo anterior, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años....”
Con posterioridad la Ley 962 de 2005, en relación con la racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio, a través del artículo 28 dispuso que “Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta”
Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.
Adicionalmente, el artículo 86 de la misma Ley 962, dispuso su vigencia a partir de su publicación, derogando las disposiciones que le fueran contrarias.
En este orden de ideas, por virtud del artículo 28 de la Ley 962 de 2005, fue derogado el artículo 60 del Código de Comercio y con éste el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, en la medida en que se modificó entre otros el término durante el cual el comerciante debe conservar su información comercial y contable, reduciendo éste de veinte a diez años, con la posibilidad de utilizar para el efecto a elección del comerciante su conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción.
Esta situación normativa genera una inquietud lógica; que ocurre con los documentos generados con anterioridad a la entrada en vigencia de la ley 962 de 2005?. Sobre el punto puede considerarse que por disposición de esta ley la obligación legal de conservar los libros y papeles se redujo a los diez años, de tal manera que a partir de la entrada en vigencia de la referida ley ya no es preciso mantener la información contable, por más de diez años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, de tal forma que sería lícita la destrucción de aquellos libros, que contengan información más allá de los diez años indicados por la norma.
